2024年02月24日
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职场中及时回复信息是必备素养

作者: 舒华 | 来源:基督时报 | 2023年08月07日 09:55 |
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在职场中,会存在着一种现象,就是当领导用即时通讯软件或者邮件联系你的时候,或是同事之间非实地的联系你的时候,常常不能够得到及时的回复。这样的情况你经历过吗?

在工作中,什么样的员工更容易获得大家和上级的认可?有的人说是能力,有的人说是热情,有的人说是背景,其实都不是。当我们回到工作中,我们更愿意和什么样的人打交道,更愿意和什么样的人共事?

其实就靠谱两个字,那什么是靠谱的表现呢?靠谱的特质用 15个字可以概括:凡事有交代,件件有着落,事事有回音。

职场里为什么要强调及时回复?

首先,领导喜欢下属及时回复,很多领导会跟你说,我只看结果,不看过程。这话听一听就行了。为什么呢?因为领导也是打工的,自己背着部门的业绩指标,你的领导也会天天盯着任务进度,迫于压力,他也得时刻关心你的工作进展。所以领导们的控制欲都很强,与其让他天天在后面来催着你,不如主动汇报,跟领导表明你是一个注重细节、有态度的、靠谱的下属。

第二,及时回复是职业度高的表现,这样更显责任感。换位思考一下,如果你在微信上跟一个人交代了工作后半天没有一点回音,你会不会觉得这个人对你的事情不上心?以后工作你还敢委托他吗?在职场中,及时回复是一个很小的细节,但也是一个很重要的事情。及时回复他人的信息是一种好习惯,是对他人的尊敬,更是一种修养。面对他人交代的事情,你及时回复体现了你对他人事情的重视,让别人放心,更让人觉得你有责任感。

第三,及时反馈进度,凸显品格。一个事事有回音,能及时反馈进度的人,他的工作能让领导放心。但凡遇到重要的事情,领导第一个想的就是他。对于这样的同事和朋友,很容易获得他人的信任。因此,无论做什么,如果你接受了他人的委托,无论是否能完成,都应该给予他人回复。

了解了及时回复的重要性,那在职场中该怎么做?

首先,在接收到对方的信息时,第一时间回复“收到”,如果需要你跟进什么事情,可以再加上你的行动计划。比如领导跟你说,跟进一下项目,你可以回复“收到”。详细的可以回复:“我马上找相关的人了解下情况,然后制定相关的计划,争取下班前报给您等。”

如果特殊原因未及时看到消息,看到后一定要回复反馈并说明原因。其次,养成每天日清邮件和工作软件任务表的习惯。今日事今日毕的习惯,你会觉得非常轻松,而且效率非常高。养成即时汇报工作进度的习惯。领到工作任务后,跟领导确认好关键节点在哪,到点及时汇报。与此同时,中间出现任何突发状况,也得随时跟领导汇报,反馈实际情况。

假如,你看到他发过来的信息,如果你现在不能回的话,你也可以回复他“等等”,也是可以的。如果你有时间回复的话,马上就回他是最好的。如果这件事情不是你能够决定的,或者是调配的资源,那你可以给他一个第三方来回复也可以。让对方心里有一个底,不然对方会各种臆想你是不是想回避,或者对他有意见。

总而言之,在职场里及时回复是一种品质,如果你不想造成职场误会的话,你尽量都能够有回复,即便有时间长的回复也是好的,即时的回复当然是更好的。因为,回复信息的时效性在某种程度上展现了一个职场人的素养。

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